Optimalkan Kearsipan Lembaga, Bawaslu Pesawaran Gelar Rapat Internal

Pesawaran — Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Pesawaran menggelar rapat internal optimalisasi kearsipan dengan tema kearsipan aktif dan inaktif sebagai upaya memperkuat tata kelola administrasi kelembagaan. Kegiatan tersebut berlangsung di lingkungan Sekretariat Bawaslu Kabupaten Pesawaran, Senin (11/5).

Rapat ini dilaksanakan sebagai bagian dari penguatan sistem administrasi kelembagaan, khususnya dalam memastikan pengelolaan dokumen berjalan tertib, sistematis, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Melalui kegiatan ini, Bawaslu Kabupaten Pesawaran berupaya meningkatkan kualitas pengelolaan arsip agar lebih efektif, akurat, dan mudah diakses saat dibutuhkan.

Anggota Bawaslu Kabupaten Pesawaran, Pajril Fatra selaku Koordinator Divisi Sumber Daya Manusia, Organisasi, Pendidikan dan Pelatihan, menekankan pentingnya pembenahan arsip di setiap divisi sebagai fondasi tertib administrasi kelembagaan. Ia menyampaikan bahwa seluruh jajaran perlu melakukan penataan dan klasifikasi arsip secara berkala.

“Perlu kita benahi kembali arsip yang kita miliki, apakah sudah masuk kategori inaktif dan dapat dimusnahkan, atau masih perlu disimpan sebagai bagian dari dokumen aktif,” ujar Pajril Fatra.

Ia menambahkan bahwa dokumen yang masih memiliki nilai guna harus disimpan dengan baik agar mudah ditemukan dan dapat digunakan kembali sewaktu-waktu.

“Jika berkas tersebut masih diperlukan, maka yang harus kita lakukan adalah memastikan penyimpanannya tertata dengan baik dan mudah diakses,” tambahnya.

Lebih lanjut, Pajril Fatra menegaskan bahwa dokumen-dokumen penting harus diarsipkan secara optimal sebagai bentuk kesiapsiagaan data kelembagaan, terutama ketika dibutuhkan oleh instansi lain maupun dalam kepentingan pengawasan dan pertanggungjawaban. 

Ia juga mengingatkan agar pengelolaan arsip dilakukan secara tertib serta tidak sembarangan dalam mendistribusikan dokumen kepada pihak lain guna menjaga keamanan dan kerahasiaan data.

Senada dengan hal tersebut, Anggota Bawaslu Kabupaten Pesawaran, Oktiyas Afriza, menegaskan pentingnya kedisiplinan dalam pengelolaan arsip di setiap divisi agar tidak terjadi kehilangan maupun kerusakan dokumen.

“Setiap dokumen yang dikeluarkan sebaiknya dibuat dua salinan, satu untuk disampaikan kepada pihak terkait dan satu lainnya sebagai arsip lembaga,” tegas Oktiyas Afriza.

Sementara itu, Kepala Subbagian Pengawasan Pemilu dan Humas Bawaslu Kabupaten Pesawaran, Amri Fahada Syehrun, menyampaikan bahwa pengelolaan arsip merupakan tantangan tersendiri yang membutuhkan kesadaran serta kerja sama antarbagian.

“Setiap berkas perlu kita pilah dengan baik, mana yang harus disimpan dan mana yang dapat dimusnahkan sesuai ketentuan,” ujar Amri. 

Ia juga menambahkan bahwa proses pemusnahan arsip harus dilakukan secara hati-hati dengan mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang kearsipan.

Dalam kegiatan tersebut turut disampaikan materi mengenai pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif sebagai pedoman bagi seluruh jajaran dalam mengelola dokumen kelembagaan secara tertib dan profesional.

Melalui rapat ini, Bawaslu Kabupaten Pesawaran menegaskan komitmennya untuk terus memperkuat tata kelola administrasi kelembagaan melalui pengelolaan arsip yang sistematis, akuntabel, dan berkelanjutan guna mendukung kinerja pengawasan yang profesional dan berintegritas.